Status odpovědného zástupce je popsán v zákonu č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání. Jedná se o fyzickou osobu ustanovenou podnikatelem, která odpovídá za řádný provoz živnosti a za dodržování živnostenskoprávních předpisů a je k podnikateli ve smluvním vztahu. Tento vztah tedy umožňuje podnikateli provozovat i živnost, na kterou sám nemá odpovídající kvalifikaci.
Povinnost ustanovit odpovědného zástupce se týká řemeslných, vázaných a některých koncesovaných živností. Odpovědným zástupcem může být sám podnikatel nebo jiná osoba, která splňuje požadavky zákona.
Jmenování do funkce
Podmínky pro jmenování odpovědného zástupce do funkce jsou uvedeny v §6 a §7 živnostenského zákona a jsou stručně popsáno následující:
- svéprávnost,
- bezúhonnost ve smyslu živnostenského zákona – za bezúhonnou se nepovažuje osoba, která byla pravomocně odsouzena pro trestný čin spáchaný úmyslně, jestliže byl tento trestný čin spáchán v souvislosti s podnikáním, anebo s předmětem podnikání,
- odborná způsobilost – typicky se jedná o vzdělání odpovídající konkrétní živnosti. Nejčastěji se prokazuje výučním listem, maturitním vysvědčením, vysokoškolským diplomem nebo osvědčením vydaným oprávněnou autoritou. Živnostenskému úřadu se předkládají ideálně ověřené kopie, které si úřad ponechává a skenuje jako tzv. trvale platný dokument do interní databáze, což má výhodu v tom, že jednou doložený dokument již není třeba znovu předkládat, při budoucí návštěvě úřadu se na něj lze odvolat.
Vzdělání v oboru lze nahradit praxí požadované délky vykonávanou u podnikatele, který sám měl uvedenou živnost aktivní. Tato praxe musí být vykonávána v zaměstnaneckém pracovním poměru (tedy nikoli např. jako dodavatel) s tím, že zákonem požadovaná délka praxe odpovídá pracovnímu úvazku 8 hodin denně (při kratším úvazku se požadovaná délka praxe patřičně prodlužuje). Potvrzení by mělo obsahovat identifikaci zaměstnavatele, název pracovní pozice, popis vykonávané práce a délku trvání praxe. Délku praxe lze sčítat od více zaměstnavatelů tak, aby její celková délka vyhověla požadavku zákona.
Pokud odpovědný zástupce sám vykonává živnost jako OSVČ, lze praxi doložit kopiemi odpovídajícího množství daňových přiznání, která v příloze 1 uvádějí jako hlavní předmět činnosti právě uvedenou živnost. Pokud daňová přiznání nelze předložit, je ještě možnost za každé čtvrtletí doložit jeden daňový doklad s uvedením fakturované odborné činnosti.
U některých vázaných a koncesovaných živností je stanoven požadavek na vzdělání a praxi dohromady.
Dalším požadavkem je, aby byl odpovědný zástupce s podnikatelem ve smluvním vztahu. Zákon neuvádí, jakou formu má tento smluvní vztah mít. Může se jednat např. o pracovní poměr, dohodu o provedení práce apod.
Je dobré upozornit, že pokud je funkce vykonávána ve formě pracovního poměru, pak odpovědný zástupce má omezenou odpovědnost za škodu, kterou svou činností způsobí. Dle zákoníku práce je maximální výše odpovědnosti 4 a půl násobek průměrného měsíčního výdělku. Ovšem jedná se o tzv. nedbalostní zavinění, které nebylo způsobeno úmyslně. Pokud byla škoda způsobena úmyslně, příp. v opilosti, nebo pod vlivem návykových látek, žádné omezení není stanoveno.
Samotné jmenování do funkce probíhá tak, že odpovědný zástupce podepíše dokument souhlasu se jmenováním do funkce (pokud se nedostaví osobně na živnostenský úřad, je třeba podepsat dokument ověřeně) a doloží doklad o odborné způsobilosti. Úřad následně aktivuje podnikateli požadovanou živnost.
Ukončení výkonu funkce
Pokud se podnikatel rozhodne odvolat odpovědného zástupce z funkce, např. z důvodu ukončení smluvního vztahu nebo neplnění zákonných podmínek, je povinen do 15 dnů ustanovit zástupce nového. Jak odvolání, tak jmenování je nezbytné nahlásit libovolnému živnostenskému úřadu.
Odpovědný zástupce může také sám odstoupit z funkce, v takovém případě musí prokázat, že o ukončení výkonu své funkce předem písemně informoval podnikatele. Ideálně pošle na adresu sídla podnikatele doporučený dopis se stručnou informací o odstoupení z funkce ke konkrétnímu datu a kopii tohoto dopisu spolu s potvrzeným podacím lístkem pošty doručí na živnostenský úřad.