Institut odpovědného zástupce umožňuje provozovat živnost těm osobám, které nesplňují pro podnikání všechny zákonné podmínky, a to zejména podmínku odborné kvalifikace, stanovenou pro některé obory činnosti. Prostřednictvím odpovědného zástupce tak mohou vstoupit do podnikání také osoby, které nemají právem stanovenou odbornost nebo jinou zvláštní způsobilost.
Odpovědný zástupce je řešením pro ty, kteří chtějí začít podnikat v oboru, pro který nesplňují podmínky dané živnostenským zákonem, tedy předepsané vzdělání a praxi. Jedná se zejména o živnosti řemeslné, vázané nebo koncesované. Pokud odpovědným zástupcem není jednatel, je nutný smluvní vztah mezi společností a odpovědným zástupcem. Smluvní vztah může mít libovolnou formu – pracovní poměr či dohodu o provedení práce.
Zpravidla je nezbytné prokázat u odpovědného zástupce:
Odbornou způsobilost
Nejčastěji se prokazuje maturitním vysvědčením, vysokoškolským diplomem nebo certifikátem vydaným příslušným úřadem.
Praxi v oboru
Tu lze prokázat potvrzením zaměstnavatele o vykonávání samostatné odborné práce odpovídající oboru živnosti v pracovněprávním vztahu. Kromě výše uvedeného potvrzení je možné prokázat praxi u osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ), která již vlastní příslušné živnostenské oprávnění, také daňovými přiznáními, fakturami nebo obdobnými doklady, které prokazují, že tato činnost byla vykonávána alespoň po dobu minimální požadované délky praxe.
Ustanovit odpovědného zástupce je nutné u vázané nebo řemeslné živnosti nebo u koncese. Nutno podotknout, že i při ustanovení odpovědného zástupce je výkon činnosti podnikání prováděn samotným podnikatelem. Odpovědný zástupce bude vykonávat funkci ode dne, kdy byl do ní uveden, splňuje-li všeobecné a zvláštní podmínky provozování živnosti. Ustanovení do funkce u živnosti koncesované musí podnikatel předložit ke schválení živnostenskému úřadu. Odpovědný zástupce může funkci vykonávat ode dne, kdy rozhodnutí o schválení nabylo právní moci.
Odpovědný zástupce může vykonávat tuto funkci nejvýše u čtyř podnikatelů. Podle živnostenského zákona ustanovený odpovědný zástupce odpovídá za řádný provoz živnosti a za dodržování živnostenskoprávních předpisů. Tuto odpovědnost má odpovědný zástupce vůči podnikateli a nelze ji nijak vyloučit. Při neplnění podmínek sice nevzniká odpovědnému zástupci možnost přímé sankce ze strany živnostenského úřadu, nicméně bude-li pokutován podnikatel v případě zanedbání povinností zástupcem, může se na něm podnikatel domáhat náhrady škody. Pokud je funkce vykonávána ve formě pracovního poměru, je nutné upozornit na to, že odpovědný zástupce má omezenou odpovědnost za škodu, když výše požadované náhrady škody dle zákoníku práce nepřesáhne výši 4,5násobek jeho průměrného měsíčního výdělku v případě nedbalostního zavinění. Toto omezení neplatí, byla-li škoda způsobena úmyslně, v opilosti, nebo po zneužití jiných návykových látek.
Odpovědný zástupce se musí zúčastňovat provozování živnosti v potřebném rozsahu. Povinností jako odpovědného zástupce je dohlížet, aby výkon činnosti byl prováděn řádně, tj. podle pravidel odbornosti pro danou činnost, a s dodržováním živnostenskoprávních předpisů. V případě zjištění nějaké nesprávnosti je jistě doporučeníhodné, aby odpovědný zástupce podnikatele na toto upozornil; pro vyloučení pozdějších pochybností raději písemnou formou. Je potom na podnikateli, jak se s daným upozorněním vypořádá a přijme nápravu.