Pojmy sídlo firmy a provozovna často zaměňujeme. Z pohledu zákonů se však jedná o dva rozdílné pojmy. Zatímco provozoven může mít podnikatel několik, sídlo je vždy jen jedno.
Sídlo společnosti
Povinnost ustanovit sídlo právnické osoby upravuje občanský zákoník. Ten připouští, že sídlo právnické osoby může být i v bytě, pokud to nenaruší klid a pořádek v domě. Sídlo právnické osoby zapsané ve veřejném rejstříku určuje místní příslušnost k jednotlivým úřadům. Poměrně zásadně se k sídlu staví zákon o DPH. Podle něj je sídlem adresa místa vedení, kterým se rozumí místo, kde jsou přijímána zásadní rozhodnutí týkající se řízení, popřípadě místo, kde se schází její vedení. Sídlem podnikající fyzické osoby je zpravidla adresa trvalého pobytu.
Údaj o sídle se vedle veřejného (dříve obchodního) rejstříku uvádí také v jiných registrech podnikatelů, např. v živnostenském rejstříku, evidenci zemědělského podnikatele či seznamech subjektů finančního trhu. Údaj o sídle musí podnikatel uvádět také na všech obchodních listinách, kterými jsou mj. faktury nebo internetové stránky. Zákonnou povinností každého podnikatele je trvale a zvenčí označit své sídlo názvem a identifikačním číslem. Zákony blíže neupravují, jak často a jak dlouho by se na adrese sídla společnosti mělo zdržovat její vedení. Z hlediska vstřícnosti k veřejnosti je vhodné, aby se v místě sídla zdržovala osoba, která poskytne základní informace. Nemusí se nutně jednat o kmenového zaměstnance firmy. Stejnou službu mohou zastat pracovníci firmy, která sídlo poskytla.
Sídlo společnosti určuje i její místní příslušnost k jednotlivým úřadům. Pokud společnost zvolí jako své sídlo Prahu, bude z velké části jednat s pražskými úřady. Výjimkou může být finanční úřad (případně i jiný úřad, který je v pozici správce daně). Správce daně může z nashromážděných podkladů dospět k závěru, že místo skutečného vedení se nachází jinde, než v místě sídla uvedeného v obchodním rejstříku. Potom může delegovat místní příslušnost k jinému finančnímu úřadu. Sídlo firmy zůstane beze změny.
Provozovna
S pojmem provozovna pracuje živnostenský zákon. Provozovnou se rozumí místo, v němž je vykonávána živnost. Provozovnou může být např. obchod, dílna či restaurace. Provozovnou může být také prodejní automat či prodejní stánek. Potom se jedná o mobilní provozovnu. Mobilní provozovnu není nutné živnostenskému úřadu hlásit, neboť se na jednom místě nezdržuje déle, než tři měsíce.
Pokud podnikatel vykonává živnost v kamenné provozovně, měl by ji ohlásit živnostenskému úřadu. Ten provozovně přidělí identifikační číslo provozovny. Na žádost živnostenského úřadu musí podnikatel doložit, na základě jakého právního titulu provozovnu užívá. Pokud podniká ve vlastní nemovitosti, dokládá výpis z katastru nemovitostí. Je-li v nájmu, dokládá nájemní smlouvu. Provozovna musí být ke svému účelu zkolaudována (pokud by se majitel nemovitosti rozhodl místo dílny otevřít restauraci, musí jednat se stavebním úřadem). Stejně jako v případě sídla, také u provozovny je nutné její viditelné označení z venku. Kromě názvu a identifikačního čísla firmy zde musí být uvedeno jméno osoby odpovědné za činnost provozovny a také provozní doba určená pro styk se spotřebiteli.