Pro mnoho podnikatelů je návštěva kontrolního orgánu stresující záležitostí. Některé podnikatele může obava z kontrol odrazovat i ze samotné=ho založení s.r.o. Ať už se jedná o finanční úřad, Českou obchodní inspekci (ČOI), Státní úřad inspekce práce (SÚIP) nebo živnostenský úřad, je důležité vědět, jak se na kontrolu připravit, jak během ní postupovat a co dělat po jejím skončení.
1. Předcházejte problémům důslednou přípravou
Nejlepší obranou je prevence. Udržujte své účetnictví v pořádku, pravidelně aktualizujte interní směrnice a školte zaměstnance o jejich povinnostech. Například SÚIP v roce 2023 provedl téměř 20 000 kontrol a uložil pokuty přesahující 366 milionů korun. Nejčastějšími prohřešky bylo nedodržování pracovní doby, nevedení evidence práce a neplacení přesčasů.
2. Jak kontrola obvykle probíhá
Ve většině případů se kontrola z úřadu oznamuje předem – buď telefonicky, písemně, nebo e-mailem. Výjimku tvoří tzv. neohlášené kontroly, které provádí např. ČOI nebo SÚIP, pokud mají podezření na závažné porušení předpisů (např. podnět od zákazníka či zaměstnance).
Při oznámení kontroly bývá uvedeno:
- jaký úřad kontrolu provádí,
- co bude předmětem kontroly (např. BOZP, pracovní smlouvy, účetnictví),
- v jakém termínu se kontrola uskuteční.
Doporučuje se připravit:
- pracovní smlouvy, mzdové listy, doklady o školeních,
- výpisy z účtu, daňové doklady, účetní knihy,
- provozní řády, bezpečnostní dokumentaci,
- plnou moc, pokud vás zastupuje daňový poradce nebo asistent.
Podnikatel má také povinnost zajistit vhodné prostory pro jednání. Kontrola může trvat od několika desítek minut po několik hodin, výjimečně i více dní – záleží na rozsahu podnikání a složitosti případu.
Doporučuje se přítomnost odpovědné osoby, která zná fungování firmy a umí doložit požadované informace. Pokud využíváte virtuální sídlo s administrativní podporou, je vhodné oznámit jí, že očekáváte kontrolu – například v případě, že sídlo firmy a provozovna jsou oddělené. Pracovníci virtuální kanceláře vám při kontrole mohou poskytnout cennou podporu – viz www.profi-kancelar.cz/jak-to-chodi-ve-virtualni-kancelari.
3. Během kontroly spolupracujte, ale s rozvahou
Při kontrole je důležité být vstřícný, ale zároveň si být vědom svých práv. Mějte připravené všechny vyžadované dokumenty, jako jsou pracovní smlouvy, mzdové výměry nebo doklady o školeních. Také poskytněte relevantní informace, ale ne více, než je nezbytně nutné. Kontroloři nesmí požadovat osobní informace, které nesouvisí s předmětem kontroly. Máte právo nahlédnout do protokolu a žádat jeho opravu, pokud obsahuje chyby.
4. Po kontrole analyzujte a napravte zjištěné nedostatky
Po ukončení kontroly obdržíte protokol, ve kterém jsou zaznamenány veškeré skutečnosti, případné nedostatky a návrhy na nápravu. Pokud je vše v pořádku, kontrola se uzavírá bez sankcí. Pokud byly zjištěny chyby, zpravidla dostanete lhůtu k nápravě.
Je důležité:
- přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků,
- poučit zaměstnance, aby se chyby případné neopakovaly,
- vést dokumentaci o provedené nápravě.
Pro efektivní správu dokumentace a zajištění souladu s předpisy může být užitečné využít služby virtuální kanceláře. Více informací naleznete v článku www.profi-kancelar.cz/vyhody-profi-kancelare.
Připravit se na kontrolu z úřadů může být náročné, ale s důslednou přípravou, vhodnou organizací dokumentů a správným přístupem lze minimalizovat rizika a zajistit hladký průběh. Klíčem je nebát se, ale vědět, jak správně reagovat. A pokud si nejste jistí, neváhejte využít profesionální pomoc – například ve formě virtuální kanceláře nebo zkušené administrativní asistentky, která vám uvolní ruce pro podnikání. Každopádně se nenechte možnou kontrolou odradit od samotného založení s.r.o.!